Política de tratamiento de datos personales
POLITICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES INFODEC SAS
I. OBJETIVO
Establecer la política y lineamientos para la seguridad de la información, para el tratamiento y confidencialidad de datos personales por parte INFODEC SAS
II. GENERALIDADES
La Constitución Política de Colombia en su artículo 15 establece que «Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas».
El Gobierno nacional expidió la Ley 1581 de 2012, la cual regula la recolección y el tratamiento de datos personales efectuado por entidades públicas o privadas, dentro del país o cuando el responsable o encargado de la información no está establecido en el territorio nacional, le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
Mediante Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011, la Corte Constitucional declaró exequible el Proyecto de ley Estatutaria número 184 de 2010 Senado, 046 de 2010 Cámara.
En el Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en su capítulo 25, mediante el cual se reglamenta la Ley 1589 de 2012, establece los objetivos y aspectos relacionados con la autorización del titular de la información, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales.
Con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, se debe definir en el INFODEC aspectos relacionados con la autorización del titular de información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad frente al tratamiento de estos.
Con base en lo anterior, se establece la política y lineamientos para la seguridad de la información y para el tratamiento y confidencialidad de datos personales que maneja INFODEC.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La siguiente política, es aplicable a toda la información contenida en las diferentes bases de datos que se obtienen a través de los sistemas de información con que cuenta INFODEC, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra. La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales INFODEC, como
responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de
atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).
Los principios y disposiciones contenidos en esta política de protección de datos personales se aplicarán a todas las bases de datos que se encuentren en INFODEC, ya sea como propietario, usuario, responsable o como encargado del tratamiento.
IV. IDENTIFICACIÓN
Nombre de la entidad: INFODEC SAS
Nit: 900337 757 9
Dirección: Carrera 24 F No. 3-63 Oeste, Cali. Colombia
Conmutador: (602) 4879860
Correo electrónico: El correo electrónico para presentar PQRS es: administracion@infodeclat.com
Contacto: Steven Bedoya
Portal Web: https://www.infodeclat.com
V. DESTINATARIOS.
La presente política aplica y obliga a las siguientes personas en INFODEC:
1. Representante legal.
2. Personal de planta de INFODEC que recolecte, almacene, guarde, trate y utilice bases de datos con información personal.
3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a INFODEC bajo cualquier modalidad contractual y con base en esa relación efectué algún tratamiento a la información personal contenida en las bases de datos.
4. Otras personas naturales y jurídicas con las cuales exista una relación de orden legal o contractual, que por encargo de INFODEC, administren o trate bases de datos con información personal.
5. Personas públicas y privadas en condición de titulares de los datos personales.
6. Las demás personas que defina la ley.
VI. DEFINICIONES
Con base en lo contenido en la Ley 1581 de 2012 y en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, para la política de tratamiento de datos personales en INFODEC se aplican las siguientes definiciones:
Autorización: Es el permiso o consentimiento que da el titular de los datos para el tratamiento específico de estos, acorde con las funciones de la entidad.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular de los Datos, para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Base de datos personales: Conjunto organizado de datos de carácter personal, creados, almacenados, organizados, tratados y con acceso manual o a través de programas de ordenador o software.
Dato personal: Es la información que identifica a una persona o que pueda asociarse y la haga identificable; estos datos pueden ser numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, o de cualquier otro tipo.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y datos biométricos.
Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen naturaleza íntima ni pública, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
Dato personal público: Es la información personal que la Constitución y las normas han determinado como públicos y que para su recolección y tratamiento no requiere de autorización del titular de la información y los cuales pueden ser ofrecidos u obtenidos sin reserva alguna.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Habeas Data. Derecho fundamental que le asiste a toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado en bases de datos públicas o privadas, acorde con lo dispuesto en la ley y demás normas que le apliquen.
Propietario de la base de datos: INFODEC es el propietario de la base de datos personales que por su misión ha organizado por medio de la información que recolecta a través de sus sistemas de información y tiene bajo su responsabilidad el tratamiento, gestión y resguardo de estas.
Responsable de la base de datos: Es la persona o funcionario que tiene bajo su resguardo las bases de datos personales al interior de INFODEC.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia de datos: Se da cuando el responsable o encargado directo del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía o entrega la información o los datos personales a otra persona o entidad pública o privada que a su vez es responsable del tratamiento de los datos el cual puede encontrarse dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento de datos: Se define como la manipulación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter manual o automatizado, que se realiza sobre datos personales, tales como: recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, análisis, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, y transferencia, entre otros.
Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o relación con INFODEC. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.
INFODEC se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. Al final del presente documento, se encuentra el Procedimiento de Tratamiento y Protección de Datos Personales del INFODEC para su consulta.
VII. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
La autorización para el tratamiento de sus datos personales permite a INFODEC, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir y actualizar, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:
validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente. adelantar las acciones de carácter contable y administrativo.
El alcance de la autorización comprende la facultad para que INFODEC le envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información de facturación,
solicitudes de pago y demás información relativa al portafolio de nuestros productos y servicios, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.
VIII. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Consultas y Reclamos
Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que INFODEC, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada a INFODEC cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado por INFODEC, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
.Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de INFODEC relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito a través de correo electrónico. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de INFODEC, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y el teléfono de contacto.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
IX. SEGURIDAD DE LA INFORMACION
INFODEC está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
Además, ha implementado un sistema perimetral de seguridad “Firewall” y detección de intrusos proactivos de primer nivel para mantener salvaguardada la información de nuestros clientes. Permanentemente Se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.
El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los empleados se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida.
INFODEC no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.
X. ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
INFODEC solicita los datos necesarios para la creación de clientes, proveedores, empleados para ofrecer sus productos o servicios y generar interacción con sus clientes, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago.
Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido. Los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro.
Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.
XI. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INFODEC se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
XII. VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir de Julio de 2013 y estará publicada en el portal Web de la INFODEC
XIII. ATENCION CONSULTAS Y RECLAMOS
Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse con administración@infodeclat.com y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581